E-Procurement Beberapa definisi
e-procurement dari berbagai sumber yaitu:
1.
Menurut Kantor Manajemen Informasi Pemerintah
Australia (Australian Government Information Management, AGIMO) : e-procurement
merupakan pembelian antar-bisnis (business-to-business, B2B) dan penjualan
barang dan jasa melalui internet.
2.
Menurut daftar kata X-Solutions :
e-procurement merupakan sebuah istilah dari pengadaan (procurement) atau
pembelian secara elektronik. E-procurement merupakan bagian dari e-bisnis dan
digunakan untuk mendesain proses pengadaan berbasis internet yang dioptimalkan
dalam sebuah perusahaan. E-procurement tidak hanya terkait dengan proses
pembelian itu saja tetapi juga meliputi negosiasi-negosiasi elektronik dan
pengambilan keputusan atas kontrak-kontrak dengan pemasok. Karena proses
pembelian disederhanakan dengan penanganan elektronik untuk tugas-tugas yang
berhubungan dengan operasi, tugas-tugas yang berhubungan dengan strategi dapat
diberi peran yang lebih penting dalam proses tersebut. Tugas-tugas baru yang
berhubungan dengan strategi pembelian ini meliputi manajemen kontrak kepada
pemasok lama maupun baru serta penciptaan struktur pasar baru dengan secara
aktif mengkonsolidasikan sisi pemasokan/suplai. Sedangkan procurement system
adalah sistem perangkat lunak untuk pembelian secara elektronik, yaitu
pengadaan barang dan jasa.
3.
Menurut daftar kata Siemens : e-procurement atau e-purchasing adalah
pengadaan yang menggunakan media elektronik seperti internet atau jaringan
komputer yang lain. Sistem e-procurement memusatkan pada platform (perangkat
keras maupun lunak) komersial bagi para pembeli.
4.
Menurut Wikipedia : e-procurement adalah
pembelian business-to-business (B2B) dan penjualan barang dan jasa melalui
internet maupun sistem-sistem informasi dan jaringan lain, seperti Electronic
Data Interchange (EDI) dan Enterprise Resource Planning (ERP). Sebagai sebuah
bagian penting dari banyak situs B2B, e-procurement juga kadang disebutkan oleh
istilah-istilah lain misalnya supplier exchange. Secara khusus, situs-situs web
e-procurement memungkinkan user yang memenuhi syarat dan terdaftar untuk
mencari para pembeli atau penjual barang dan jasa. Tergantung pada
pendekatannya, para pembeli atau penjual dapat menentukan harga atau mengundang
tawaran. Transaksi-transaksi dapat dimulai dan diakhiri. Pembelian yang sedang
berjalan dapat memenuhi permintaan customer untuk diskon jumlah atau penawaran
khusus. Software e-procurement memungkinkan otomatisasi beberapa pembelian dan
penjualan. Perusahaan-perusahaan yang berpartisipasi berharap dapat
mengendalikan inventori-inventori secara lebih efektif, mengurangi biaya
pembelian agen, dan meningkatkan siklus manufaktur. E-procurement diharapkan
dapat diintegrasikan dengan tren Supply Chain Management yang terkomputerisasi.
5.
Menurut Scottish Enterprise dalam
E-Business Factsheet-nya menyebut bahwa e-procurement adalah sebuah istilah
untuk menyebut metode elektronik yang digunakan dalam tiap tahap proses
pembelian dari indentifikasi persyaratan-persyaratan hingga pembayaran, dan
secara potensial manajemen kontrak.
Fitur E-Procurement
Pembelian
dan penjualan online mengefisienkan proses pengadaan dan mengurangi biaya
operasi dengan mengurangi pengeluaran untuk waktu administrasi dan memperpendek
birokrasi. Penerapan e-procurement mendorong upaya transaksi dari pusat pembuat
pesanan hingga titik kebutuhan pada pengguna desktop bisnis. Hal ini
memastikan kesesuaian terhadap perjanjian dengan pemasok yang dipilih melalui
katalog online yang mana dilihat-lihat oleh para pengguna untuk menemukan item
yang dibutuhkan. Fitur utama e-procurement meliputi :
- Katalog elektronik untuk item-item standar/inti.
- Kemampuan punch-out ke situs-situs web pemasok untuk produk-produk yang dinamis/bermacam-macam.
- Memunculkan kembali daftar-daftar permintaan/belanja untuk item-item yang dibeli secara teratur.
- Jalur-jalur persetujuan yang menyatu (built-in) untuk menjalankan kendali anggaran belanja.
- Kemampuan untuk memberi laporan informasi manajemen yang detil.
Chartered
Institute of Purchasing and Supply memperkirakan bahwa bekerja dengan lebih
dekat kepada para pemasok umumnya dapat mengurangi biaya pembelian hingga
10%. Peningkatan dalam layanan pelanggan dapat memungkinkan sebuah
perusahaan dengan para pelanggannya mampu menempatkan dan melacak
pesanan-pesanan kapanpun. Informasi pelanggan yang akurat dapat memungkinkan
menyesuaikan aktivitas pemasaran, produk, dan layanan bagi kebutuhan
pelanggan. E-Katalog adalah suatu versi elektronik dari katalog tertulis
pemasok yang berisi nama produk, deskripsi, ilustrasi, dan lain-lain. Harapan
pengguna telah meningkat secara dramatis pada tahun-tahun terakhir sebagai
akibat dari pengalaman pribadi mereka berbelanja di internet. Sarana
e-procurement diperlukan untuk menawarkan fungsionalitas yang sama-sama
berstandar tinggi ini dalam upaya mempertahankan kepuasan pengguna
Manfaat E-Procurement
Internet telah muncul
sebagai media yang efektif dari segi biaya dan dapat diandalkan untuk melakukan
transaksi bisnis online. Semakin banyak perusahaan yang mengadopsi media ini
dalam melakukan pengadaan barang mereka. Menurut Seth Miller dalam artikelnya (http://EzineArticles.com/?expert=Seth_Miller)
keuntungan utama e-procurement meliputi menghemat uang, waktu, dan beban kerja
tambahan yang normalnya berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis. Proses
pengadaan konvensional biasanya melibatkan banyak pemrosesan kertas-kertas,
yang mana menghabiskan sejumlah besar waktu dan uang. Dalam beberapa contoh,
biaya pemrosesan berkurang sebesar 85%. E-procurement merupakan komponen
besar dalam e-commerce B2B modern dan dapat diterapkan pada spektrum luas
industri dan pasar. Banyak perusahaan telah menerapkan e-procurement dengan
sukses, memperoleh keuntungan hingga jutaan dolar AS. Pengalaman menunjukkan
bahwa sebuah perusahaan dapat menikmati pengembalian yang mencapai 300% dari
investasi awal dalam hanya tiga tahun. Jumlah keberhasilan yang meningkat
menunjukkan pertumbuhan pengakuan akan keuntungan e-procurement. Hal ini
menandakan sebuah optimisme terhadap otomatisasi meskipun dalam perlambatan
ekonomi dunia. Beberapa perusahaan telah mengadopsi otomatisasi pada semua
tahap dari proses suplai untuk memaksimalkan keuntungan
e-procurement. E-procurement terutama diterapkan pada pembelian
barang-barang kecil dan tidak mahal seperti perlengkapan kantor. Pendekatan
tradisional masih disukai untuk produk yang lebih mahal seperti permesinan
industri kompleks. Meskipun demikian, perusahaan-perusahaan secara meningkat
mengakui manfaat pengadaan bahan secara online. Pengadaan secara online
membantu organisasi-organisasi untuk merancang rencana yang optimal untuk
memanage rantai pasokan (supply chain). Keuntungan e-procurement tidak hanya
meliputi penghematan uang tetapi juga penyederhanaan keseluruhan proses.
Rencana-rencana yang optimal dapat dikomunikasikan dengan cepat kepada
pemasok-pemasok, oleh karena itu dapat mengurangi biaya dan pemborosan yang
biasanya terdapat dalam supply chain. Keuntungan e-procurement meliputi
pengurangan biaya overhead seperti pembelian agen, juga peningkatan kendali
inventori, dan keseluruhan peningkatan siklus manufaktur. Sistem
e-procurement membantu perusahaan-perusahaan mengkonsolidasikan data tentang
pengadaan bermacam-macam barang baik secara langsung maupun tidak langsung
Tujuan E-Procurement
James E. deMin dari Infonet
Service Corp. menyatakan bahwa tujuan dari e-procurement adalah sebagai berikut
:· Untuk
memperbaiki tingkat layanan kepada para pembeli, pemasok, dan pengguna.· Untuk mengembangkan
sebuah pendekatan pengadaan yang lebih terintegrasi melalui rantai suplai
perusahaan tersebut.·
Untuk meminimalkan biaya-biaya transaksi terkait pengadaan melalui
standarisasi, pengecilan, dan otomatisasi proses pengadaan di dalam dan di mana
yang sesuai dengan agensi-agensi dan sektor-sektor.·
Untuk mendorong kompetisi antar pemasok sekaligus memelihara sumber
pasokan yang dapat diandalkan.·
Untuk mengoptimalkan tingkatan-tingkatan inventori melalui penerapan
praktek pengadaan yang efisien.·
Untuk mengefektifkan penggunaan sumber daya manusia dalam proses pengadaan.· Untuk mengurangi
pengeluaran putus kontrak dengan menggunakan teknologi untuk meningkatkan
kewaspadaan pengguna terhadap fasilitas-fasilitas kontrak yang ada dan
membuatnya lebih mudah untuk menentangnya.·
Untuk meningkatkan kemampuan membeli dengan menggunakan teknologi untuk
mendukung identifikasi peluang untuk penyatuan dan dengan memfasilitasi
penyatuan persyaratan pengguna di dalam dan melalui garis-garis bisnis.· Mengurangi biaya-biaya
transaksi dengan menggunakan teknologi untuk mengotomatisasikan proses-proses,
yang mana masih tercetak (paper-based), dan untuk mengecilkan, dan
menstandarisasi proses-proses dan dokumentasi.
Halangan Dalam Penerapan E-Procurement
halangan dalam penerapan
e-procurement. Banyak bisnis kecil dan menengah lambat dalam pengadaan secara
online, karena batasan-batasan dalam mengintegrasikan platform pengadaan dengan
sistem yang sudah ada dan kurangnya standar data. E-procurement dalam sektor
B2C(Bussines-to-Consumer) juga lambat untuk diterima karena jalur-jalur rantai
suplai tidak sepenuhnya mendukung e-bisnis. Salah satu halangan adalah tidak
banyak pemasok yang memiliki perlengkapan untuk berpartisispasi dalam sebuah
proses e-procurement. Mereka harus berinvestasi dalam pembuatan interface yang
sesuai dan dalam beberapa kasus customer enggan
berpartisipasi. E-procurement mempengaruhi setiap fungsi dalam perusahaan
dan dapat berkembang melampaui proses procurement saja. Hal ini dapat
memperkenalkan pemasok baru dan peran baru bagi pemasok yang ada seperti bank
dan perusahaan logistik. Dalam banyak kasus, prosendur pengendalian keuangan
dan kebijakan komitmen harus disesuaikan, di mana kegagalan terhadap hal ini
akan berpengaruh negatif pada pengembalian investasi. Beberapa dari
masalah yang perlu diperhatikan oleh perusahaan-perusahaan yang ingin
menerapkan solusi e-procurement yaitu :
·
Pemasok-pemasok yang mampu mendukung fitur elektronik.
·
Pencarian pemasok baru.
·
Kebutuhan akan kolaborasi yang kuat.
·
Kemampuan untuk menyampaikan.
·
Biaya transaksi.
·
Pada keadaan tertentu, ketersediaan content dan transparansi proses
Mengukur Manfaat
E-Procurement
Dalam
artikel “Measuring E-Procurement Benefits” oleh David Eakin dibahas bagaimana
mengukur manfaat yang diperoleh oleh perusahaan yang memilih menerapkan solusi
e-procurement. Berikut adalah poin-poin ringkasan pembahasan tersebut.
- Penggolongan Manfaat
- Hard benefits (langsung dapat diukur) yang diperlukan untuk memberikan nilai tambah bagi pemegang saham dan untuk memperoleh persetujuan, seperti penghematan harga dan pengurangan biaya proses.
- Soft benefits (manfaat tidak langsung) yang memberi pengaruh pada aliran kas mungkin sulit untuk dihitung jumlahnya secara akurat. Misalnya yaitu, waktu individual yang terbebas sebagai efek dari proses-proses yang lebih efisien, tetapi cukup dapat menunjukan kemajuan.
- Intagibles (aset yang bukan berwujud benda) yang bermanfaat tetapi tidak dapat secara langsung dapat diukur dari segi finansial. Adalah penting untuk tidak menganggap soft benefits yang dapat diukur sebagai intangibles, karena mengakibatkan pengukuran menjadi lebih sulit. Intangibles misalnya berupa :
o
Perubahan
kultur/budaya : pengenalan strategic sourcing sebagai market differentiator
jangka panjang, perubahan sikap pengguna, dan kemudahan penerapan proses
internal kelas dunia.o
E-platform :
e-procurement sebagai langkah menuju struktur-struktur pemberi nilai tambah.o
Persetujuan
keuangan untuk semua pengeluaran : kemampuan untuk menjamin bahwa semua
pengeluaran memenuhi standar organisasi.o
Kemampuan
menilai performa pemasok yang tinggi : feedback yang “live” dari pengguna
kepada pembeli.
- Definisi Manfaat (Penentu-penentu penghematan/savings drivers)
·
Manfaat yang
berhubungan dengan transaksi
·
Manfaat yang
berhubungan dengan kesesuaian terhadap kebutuhan
·
Manfaat bagi
manajemen informasi
·
Manfaat yang
berhubungan dengan harga
·
Manfaat yang
berhubungan dengan pembayaran
- Proses Mengukur Manfaat E-Procurement
Setelah
penentu-penentu kunci penghematan telah dikenali dan lingkup pengeluaran
pengadaan yang diterapkan disetujui, sebuah proses pengukuran perlu dibentuk
untuk mengambil kunci pengukuran. Hal ini meliputi :
·
Tujuan
melacak manfaat atau penentunya.
·
Penetapan
dasar untuk melacak manfaat atau penentunya.
·
Pengaruh
tangible (hard dan soft benefits) pada masing-masing penentu.
·
Proses yang
mana dapat diperoleh datanya.
·
Frekuensi
dari bagaimana pengukuran ini dilakukan.
·
Ukuran-ukuran
manfaat.
·
Risiko-risiko
yang berhubungan dengan pengukuran tersebut.
- Sarana Mengukur Manfaat E-Procurement
·
Database dan
form-form realisasi manfaat.Dalam rangka merekam dan mengawasi secara sentral
penghematan yang dihasilkan melalui e-procurement, suatu proses penangkapan
penghematan perlu dibentuk. Sebagian dari penghematan-penghematan ini dapat
dihubungkan dengan bisnis sebagai aktivitas biasa dan sebagian lain untuk
e-procurement. Infomasi ini harus dikumpulkan, divalidasi, direkam secara
terpusat pada database, dan dilaporkan secara periodik. Perlu ada suatu
petunjuk jelas bagaimana penghematan-penghematan ini akan ditambahkan. Ada
risiko bila penghematan-penghematan seperti itu hanya dicatat,
penghematan-penghematan tersebut tidak pernah diolah sesungguhnya menjadi
manfaat finansial yang berupa barang yang nyata.
·
Analisis
pengeluaran.Sarana analisis pengeluaran memungkinkan pengguna untuk mengolah
data pengeluaran untuk menyajikan informasi yang bermanfaat. Secara
tradisional, data seperti itu diperoleh dari informasi dalam ERP atau
fungsi-fungsi akun yang dapat dibayar. Kualitas data yang melekat dalam
transaksi-transaksi e-procurement memungkinkan profesional pengadaan untuk mengakses
data ini secara langsung melalui portal mandiri.
·
E-intelligence.E-intelligence
adalah sebuah istilah kolektif untuk sumber-sumber informasi yang dikumpulkan
untuk membantu profesional pengadaan dengan mencari informasi yang diperlukan.
E-intelligence akan menggabungkan intelijensi pemasok, masukkan berita,
database kontrak, survei penjual, survei kepuasan konsumen, dan data transaksi
seperti jumlah retur.
Sumber :
http://windae-business.blogspot.com/2009/04/e-procurement.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar